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オフィスFAQ
オフィスのこんな事で困っていませんか？オフィスに関する疑問や質問を集めてみました。
よくある質問
q 新入社員も多く入社したので、オフィスが手狭になってしまいました。移転プロジェクトのリーダーに任命されたのですが、何をどうすればよいのかまったくわかりません。
q 家具を新しく買い替えようと思っています。
買い替え後の不要になった家具はどのように処理すればよいのでしょうか。
q 最近よく耳にする「フリーアドレス」ってどういうことですか？
q セキュリティの必要性を感じていますが、どの部分から行うのがよいでしょうか？
q 事務所の床に配線が露出しています。
q オフィスチェアの買い替えを考えています。選ぶときにどのような点に注意すればよいでしょうか？
q オフィスデスクの買い替えを考えています。どこにポイントを置いて選べばよいでしょうか？
q スタッフの増員が予定されています。しかし何を手配すればよいのかわかりません。
q 社内には古いものから新しいものまで、文書が多くて困っています。捨てるに捨てられません。どのようにすればよいでしょうか？
q 社内での禁煙化運動を行おうと思っています。しかし、喫煙者からの反応が怖くてとりかかれません。どのように進めればよいでしょうか？
q 照明を変えようと思います。どのようなものが良いでしょうか？
q オフィスの移転に合わせて収納家具を揃えようと思っています。どのような種類がありますか？　また選ぶ時のポイントは？
回答
q 新入社員も多く入社したので、オフィスが手狭になってしまいました。移転プロジェクトのリーダーに任命されたのですが、何をどうすればよいのかまったくわかりません。
q 人数とオフィス面積を考え、より快適に効率良く仕事に邁進できる環境をつくることが大切です。
デスクから立ち上がったりする際、周囲のワーカーと触れてしまうようでは困ります。
業務の特性に合っているか、どのような環境を提供すれば満足してもらえるか、多くの企業ではアンケート調査など意見の収集を行っています。まずはワーカーの意見を聞くことからスタートするのが良いでしょう。
q 家具を新しく買い替えようと思っています。
買い替え後の不要になった家具はどのように処理すればよいのでしょうか。
q 不要になった家具のメーカーを調べて相談してみてください。必ず答えてくれるはずです。
また、再生家具業者が引取ってくれる場合もありますので連絡すると良いでしょう。
q 最近よく耳にする「フリーアドレス」ってどういうことですか？
q フリーアドレス・オフィスとは、個人に決まった席を割り当てずにデスクやキャビネットなどの設備を共有して使用するスタイルのオフィス形態のことです。外回りが多い営業部門などに適していると言えるでしょう。
オフィススペースの利用効率を大幅に高めることができるのが最大のメリット。
しかしコスト削減のみで導入すると、ただの使いづらいオフィスとなってしまうことも・・・。
q セキュリティの必要性を感じていますが、どの部分から行うのがよいでしょうか？
q 顧客の信用を得るためにもオフィスセキュリティは必須。セキュリティといっても広範囲です。
オフィスのどの部分に注力したいかランクづけして、順序立てて取り組むとよいでしょう。
まずは出入り口管理。多くの鍵を使用する場合は鍵収納管理庫など、各オフィスで何が重要なのかの見極めから始めましょう。
盗難や火災対策には「侵入警戒自動通報システム」。重要データを扱うコンピュータ室などの管理対策には「入退出管理システム」などがあります。
q 事務所の床に配線が露出しています。
q 露出したケーブルは断線の原因になります。非常に危険であるだけでなく、見た目もよくありません。オフィスの印象をよくするためにも、OAフロアにして電話やLANなどのケーブル類を床に埋め込むことをおすすめします。
OAフロアでなくても、タイルカーペットの下にフラットケーブルを敷くなどの方法で配線することも可能です。
q オフィスチェアの買い替えを考えています。選ぶときにどのような点に注意すればよいでしょうか？
q まず、デスクワークで長時間使用するオフィスチェアは、いかに体にフィットし腰に負担をかけないかということが重要です。
オフィスチェアを選ぶ際のポイントは大きく４つ。「背面」リクライニング機能をチェックしましょう。「肘掛け」肘あり／なし、アームの形にもリング型・アジャストアーム型・L型などがあります。
現在では、業務特性、業務時間などによって選択するケースが増えています。腰痛や肩痛などワーカーが抱える悩みは深刻化しています。
よいチェアに座ったからといって治るものではありませんが、各ワーカーの適切な使用方法によって「身体を守る」製品により近付いています。
いまや社会的にもオフィスチェアへの関心は高まっています。
q オフィスデスクの買い替えを考えています。どこにポイントを置いて選べばよいでしょうか？
q デスクも業務特性に合った天板の広さを考えるべきでしょう。
資料や図面を広げる仕事の場合は大きなデスク、パソコン操作だけが業務なら小さなパソコンデスクでよいでしょう。
収納機能も同様です。多くの収納物があるような場合は引出しのあるデスク、なければ天板一枚でよいでしょう。座って座高と合うかも大事です。
q スタッフの増員が予定されています。しかし何を手配すればよいのかわかりません。
q 最小限必要なこととしては、デスクやチェアなど什器の手配、パソコンや電話などの機器の手配とそれに伴う配線・ネットワーク工事、必要に応じ増員にともなうレイアウト変更などがあげられます。
q 社内には古いものから新しいものまで、文書が多くて困っています。捨てるに捨てられません。どのようにすればよいでしょうか？
q 社内のレイアウト変更や移転を機に文書量の見直しをするといいでしょう。
一般的に全スペースの1/3はキャビネットで占められているといわれます。まずは適切なキャビネットスペースを確保した上で不要な書類の廃棄を進めましょう。
さらに徹底するためにはファイルメーターの基準を設けて文書量を規制するなど、書類管理のルールを明確化することも必要でしょう。
重要書類については外部倉庫の預け入れという方法もあります。
q 社内での禁煙化運動を行おうと思っています。しかし、喫煙者からの反応が怖くてとりかかれません。どのように進めればよいでしょうか？
q 現在オフィス内の分煙は常識といってもいいでしょう。
新設オフィスに限らず、現状のオフィスに喫煙ルームを設置する際には、各エリアの配置状況や空調設置場所などを十分考慮して喫煙ルームの配置を決めることが大切です。
パネルやパーティションで天井まで仕切って部屋をつくり、空気清浄機などで換気するのが理想的です。
q 照明を変えようと思います。どのようなものが良いでしょうか？
q オフィス内の使用目的別に照明を選ぶことをおすすめします。
たとえば執務スペースにはパソコン画面への映りこみを軽減させるため、蛍光灯の光が直接当たらないル−バ−タイプ。会社の顔ともいえるエントランスなどではダウンライトなどを使用して演出するのもいいでしょう。
q オフィスの移転に合わせて収納家具を揃えようと思っています。どのような種類がありますか？　また選ぶ時のポイントは？
q いまはペーパーレスで個人の紙資料は持たない、持たせないことが主流となっています。
それでも収納家具は不可欠です。壁にぴったり据え付けた壁面収納庫、個人のロッカー、間仕切的な役割も果たすオフィス中央部に置く収納庫も開発されています。
選ぶ際には業務遂行にあたりどのくらいの収納物があるかを見極め、余裕のある収納スペースを計算するとよいでしょう。

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